メールでのマナー

IT化の進んだ昨今では、仕事のやりとりをメールですることが非常に多くなりました。これは言葉と違って、メールは証拠を残せるという理由からです。そのためメールで失礼なことがあると、ずっと相手のメールボックスに残ってしまうというデメリットがあります。メールも、相手に失礼がないようにしなくてはいけません。まずメールを送信する際には必ず件名をつけますが、その件名もなるべく具体的になるようにしましょう。件名でなんの要件かがわかれば、メールを開いてもらえる優先順位が上がります。メールの最初には、必ず相手方の敬称つけた名前を入れます。万一送信先を間違ってしまった場合でも、これなら相手にすぐに気付いてもらえます。メールの本文はすぐに仕事の話に入らず、まずは自分の名前を名乗り、天気や近ごろの調子などを聞いてみると、相手に心遣いが伝わります。またずっと改行せずに、だらだらと長い文章書くのも厳禁です。およそ30文字から35文字くらいで改行しましょう。きちんとしたボックス型になっていると、相手にも読みやすいともいます。最後には必ず署名をつけます。どこの会社の、誰が送ったメールで、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も必ず入れるようにします。最後に必ず読み返して、相手の名前や送信先、内容などに誤字や脱字がないかチェックしましょう。相手のお名前を間違えてしまうなど、当然厳禁です。誤字や脱字も常識のないやつと思われることがありますので、最後のチェックは非常に大切です。

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